Numeracja faktur – jak powinna wyglądać?

Numeracja faktur - jak powinna wyglądać, co, jeśli w numeracji faktur powstanie luka, kiedy numery faktur mają się zerować - po miesiącu, roku, a może wcale? Te pytania zadaje sobie każdy początkujący przedsiębiorca. W końcu numery dokumentów handlowych to nie tylko kwestia porządku w firmowych dokumentach, lecz także ważny aspekt księgowy.

Obowiązkowe elementy faktury określa art. 106e ust. 1. Ustawy o VAT. Zgodnie z nim każda faktura powinna zwierać m.in. numer kolejny dokumentu. Oznacza to, że wystawiane faktury należy numerować w porządku chronologicznym.

Każdej następnej fakturze nadajemy numer o jeden większy od poprzedniego. Poza zasadą chronologii sprzedawcy nie obowiązują żadne inne restrykcje dotyczące numeracji faktur.

Numeracja faktur może przybierać formę cyklu, np.:

  • miesięcznego – numeracja liczy się od nowa z początkiem każdego miesiąca kalendarzowego
  • rocznego – numeracja liczy się od nowa z początkiem każdego roku kalendarzowego
  • ciągła – numeracja nie zeruje się i trwa ciągle.

Numeracja dokumentów – jak ją prowadzić?

Faktury i ewentualne wystawiane do nich korekty, zaliczki czy powiązane dokumenty magazynowe nie są jedynymi dokumentami, które wystawia się w firmie. Numerując firmowe dokumenty (różnego typu noty – odsetkowe, księgowe, dokumenty KP/KW, zamówienia itp.), należy stosować zasadę chronologii. Jeśli wystawiasz dokumenty w oprogramowaniu do prowadzenia firmy, nie musisz martwić się numeracją. System będzie pilnował jej za Ciebie.

Luka w numeracji faktur – co robić?

Przede wszystkim nie panikować. W przypadku, kiedy w numeracji faktur powstanie luka, należy przygotować oświadczenie, w którym podatnik wyjaśni powód powstałej luki. Oświadczenie należy przechowywać wraz z dokumentacją księgową.

Numeracja faktur w aleFaktury

aleFaktury to oprogramowanie do wystawiania faktur online – wprost z przeglądarki. Korzystając z aleFaktury możesz za darmo generować do 10 faktur w każdym miesiącu, pracując na smartfonie, tablecie, komputerze lub korzystając z tych urządzeń wymiennie.

Po zalogowaniu się na alefaktury.pl, możesz od razu wystawiać dokumenty handlowe. System zacznie nadawać im kolejne numery zgodnie z zasadą chronologii - dotyczy to zarówno faktur, jak i innych dokumentów – korek, not, ofert, dokumentów magazynowych, dokumentów KW/KP, zamówień itp.

Jak zmienić szablon numeracji?

Szablon numeracji dokumentów możesz zmienić w każdej chwili.

  1. Z menu Użytkownik wybierz Ustawienia.
  2. W sekcji Firma znajdziesz pozycję: Numeracja dokumentów – kliknij.
  3. Na liście wszystkich rodzajów numeracji należy wybrać interesujący nas dokument.
  4. Otworzymy widoku edycji numeracji dokumentu.
  5. W polu Format. Tam możemy ustawić własny format numeracji, korzystając z opisanej w widoku legendy, np.:

    • #L# - kolejny numer
    • #M# - miesiąc
    • #Y# - rok
    • #U# - numer dnia w roku
    • #UI# - inicjały
  6. W polu Licznik wpisujemy od jakiego numeru system ma zacząć generować dokumenty. To ważne, jeśli do tej pory prowadziłeś numerację dokumentów, np. faktur, w innym rozwiązaniu, musisz pamiętać o zachowaniu ciągłości numeracji.

    Wyjaśnijmy to na przykładzie – do tej pory pracowałeś w innym oprogramowaniu do faktur i ostatnia wygenerowana w nim faktura ma numer: 3/11/2022. Teraz zaczynasz pracę w darmowym programie do faktur online aleFaktury i chcesz wystawiać fakturę. U polu Licznik w aleFaktury wpisujesz: 4. Dzięki faktura, którą wygenerujesz będzie miała numer: 4/11/2022. Tym samym zachowasz chronologiczny porządek wystawianych dokumentów.

  7. W polu Cykl wybieramy cykl, w jakim numeracja ma się zerować, np. roczny, miesięczny.

Znaki zapytania w numeracji dokumentów – co oznaczają?

aleFaktury to aplikacja umożliwiająca m.in. wystawianie faktur online. Kiedy zaczniesz pracę nad nowym dokumentem, np. fakturą VAT, w polu Numer dokumentu tuż przed numerem pojawią się znaki zapytania. Nie usuwaj ich!

Dla przykładu – założyłeś firmę i wystawiasz swoją pierwszą fakturę. Uruchomiłeś widok generowania faktury VAT i w polu Numer dokumentu widzisz zapis: ??1/11/2022. To jak najbardziej poprawne!

Dokumenty mają statusy

Wygenerowane w aleFaktury dokumenty mają swoje statusy. Kiedy zaczynasz pracę nad jakimś dokumentem, ma on status: W trakcie edycji. Świadczą o tym znaki zapytania zaczynające numer dokumentu. Status W trakcie edycji oznacza, że prace nad dokumentem trwają i nie jest on jeszcze skończony, a numer nie jest nadany ostatecznie. W momencie, kiedy zakończysz pracę nad dokumentem i zmienisz jego status na Zatwierdzony lub (w przypadku oferty – Przygotowany) znaki zapytania znikną. Wtedy nasz przykładowy numer sam zmieni się na: 1/11/2022.

Po co jest status W trakcie edycji?

Otóż, bywa, że zaczynasz pracę nad fakturą, ale jej nie kończysz, bo musisz szybko obsłużyć innego kontrahenta i jednak to jemu najpierw wystawiać fakturę. W firmach, które mają w systemie więcej niż jednego użytkownika, jednocześnie faktury wystawiać może kilka osób.

Posłużmy się przykładem – w biurze projektowym za sprzedaż odpowiadają Alicja i Tomasz. Tomasz o 9.00 zaczął wystawiać fakturę dla swojego klienta i system zaproponował mu tymczasowy numer: ??3/11/2022. O 9.01 fakturę zaczęła wystawiać Alicja i otrzymała tymczasowy numer: ??4/11/2022. Do Tomasz zadzwonił telefon. Niestety – wyświetlił się numer przedszkola – wychowawczyni jego syna Filipa poprosiła, aby natychmiast przyjechać po dziecko – „Filip znów ma gorączkę”. Cóż… Tomasz wyłączył komputer. Fakturę wystawi z domu – ze smartfona, ale najpierw odbierze Filipa. Alicja, mimo że pracę nad dokumentem zaczęła później, skończyła wcześniej, więc numer jej faktury po zmienił się na 3/11/2022, kiedy ustawiła Zatwierdzony status dokumentu. Tomasz zatwierdził fakturę 30 minut później i jego dokument otrzymał numer 4/11/2022. System dopilnował, aby dokumenty miały numery chronologiczne.

Numeracja faktur – dobre praktyki

Utrzymywanie prawidłowej numeracji faktur jest niezwykle ważne. Warto pamiętać o dwóch zasadach, które uchronią Ciebie przed popełnieniem błędów:

  1. Nie usuwaj znaków zapytania na początku numerów dokumentów! Znaki zapytania znikną same, kiedy zmienisz status dokumentu na Zatwierdzony.
  2. Nie zmieniaj ręcznie numerów dokumentu! Do tego służą ustawienia w programie – Cykl i Licznik numeracji.