Numeracja faktur - jak powinna wyglądać?

Numeracja faktur - jak powinna wyglądać, co, jeśli w numeracji faktur powstanie luka, kiedy numery faktur mają się zerować - po miesiącu, roku, a może wcale? Te pytania zadaje sobie każdy początkujący przedsiębiorca. W końcu numery dokumentów handlowych to nie tylko kwestia porządku w firmowych dokumentach, lecz także ważny aspekt księgowy.

1. Numeracja dokumentów – jak ją prowadzić?
2. Luka w numeracji faktur – co robić?
3. Numeracja faktur w aleFaktury
4. Jak zmienić szablon numeracji?
5. Znaki zapytania w numeracji dokumentów – co oznaczają?
   1. Dokumenty mają statusy
      1. Po co jest status W trakcie edycji?
6. Numeracja faktur – dobre praktyki

Obowiązkowe elementy faktury określa art. 106e ust. 1. Ustawy o VAT. Zgodnie z nim każda faktura powinna zwierać m.in. numer kolejny dokumentu. Oznacza to, że wystawiane faktury należy numerować w porządku chronologicznym.

Każdej następnej fakturze nadajemy numer o jeden większy od poprzedniego. Poza zasadą chronologii sprzedawcy nie obowiązują żadne inne restrykcje dotyczące numeracji faktur.

Numeracja faktur może przybierać formę cyklu, np.:

• miesięcznego – numeracja liczy się od nowa z początkiem każdego miesiąca kalendarzowego
• rocznego – numeracja liczy się od nowa z początkiem każdego roku kalendarzowego
• ciągła – numeracja nie zeruje się i trwa ciągle.

Numeracja dokumentów – jak ją prowadzić?

Faktury i ewentualne wystawiane do nich korekty, zaliczki czy powiązane dokumenty magazynowe nie są jedynymi dokumentami, które wystawia się w firmie. Numerując firmowe dokumenty (różnego typu noty – odsetkowe, księgowe, dokumenty KP/KW, zamówienia itp.), należy stosować zasadę chronologii. Jeśli wystawiasz dokumenty w oprogramowaniu do prowadzenia firmy, nie musisz martwić się numeracją. System będzie pilnował jej za Ciebie.

Luka w numeracji faktur – co robić?

Przede wszystkim nie panikować. W przypadku, kiedy w numeracji faktur powstanie luka, należy przygotować oświadczenie, w którym podatnik wyjaśni powód powstałej luki. Oświadczenie należy przechowywać wraz z dokumentacją księgową.

Numeracja faktur w aleFaktury

aleFaktury to oprogramowanie do wystawiania faktur online – wprost z przeglądarki. Korzystając z aleFaktury możesz za darmo generować do 10 faktur w każdym miesiącu, pracując na smartfonie, tablecie, komputerze lub korzystając z tych urządzeń wymiennie.

Po zalogowaniu się na alefaktury.pl, możesz od razu wystawiać dokumenty handlowe. System zacznie nadawać im kolejne numery zgodnie z zasadą chronologii - dotyczy to zarówno faktur, jak i innych dokumentów – korek, not, ofert, dokumentów magazynowych, dokumentów KW/KP, zamówień itp.

Jak zmienić szablon numeracji?

Szablon numeracji dokumentów możesz zmienić w każdej chwili.

1. Z menu Użytkownik wybierz Ustawienia.
2. W sekcji Firma znajdziesz pozycję: Numeracja dokumentów – kliknij.
3. Na liście wszystkich rodzajów numeracji należy wybrać interesujący nas dokument.
4. Otworzymy widoku edycji numeracji dokumentu.

5. W polu Format. Tam możemy ustawić własny format numeracji, korzystając z opisanej w widoku legendy, np.:

   • #L# - kolejny numer
   • #M# - miesiąc
   • #Y# - rok
   • #U# - numer dnia w roku
   • #UI# - inicjały

6. W polu Licznik wpisujemy od jakiego numeru system ma zacząć generować dokumenty. To ważne, jeśli do tej pory prowadziłeś numerację dokumentów, np. faktur, w innym rozwiązaniu, musisz pamiętać o zachowaniu ciągłości numeracji.

   Wyjaśnijmy to na przykładzie – do tej pory pracowałeś w innym oprogramowaniu do faktur i ostatnia wygenerowana w nim faktura ma numer: 3/11/2022. Teraz zaczynasz pracę w darmowym programie do faktur online aleFaktury i chcesz wystawiać fakturę. U polu Licznik w aleFaktury wpisujesz: 4. Dzięki faktura, którą wygenerujesz będzie miała numer: 4/11/2022. Tym samym zachowasz chronologiczny porządek wystawianych dokumentów.

7. W polu Cykl wybieramy cykl, w jakim numeracja ma się zerować, np. roczny, miesięczny.

Znaki zapytania w numeracji dokumentów – co oznaczają?

aleFaktury to aplikacja umożliwiająca m.in. wystawianie faktur online. Kiedy zaczniesz pracę nad nowym dokumentem, np. fakturą VAT, w polu Numer dokumentu tuż przed numerem pojawią się znaki zapytania. Nie usuwaj ich!

Dla przykładu – założyłeś firmę i wystawiasz swoją pierwszą fakturę. Uruchomiłeś widok generowania faktury VAT i w polu Numer dokumentu widzisz zapis: ??1/11/2022. To jak najbardziej poprawne!

Dokumenty mają statusy

Wygenerowane w aleFaktury dokumenty mają swoje statusy. Kiedy zaczynasz pracę nad jakimś dokumentem, ma on status: W trakcie edycji. Świadczą o tym znaki zapytania zaczynające numer dokumentu. Status W trakcie edycji oznacza, że prace nad dokumentem trwają i nie jest on jeszcze skończony, a numer nie jest nadany ostatecznie. W momencie, kiedy zakończysz pracę nad dokumentem i zmienisz jego status na Zatwierdzony lub (w przypadku oferty – Przygotowany) znaki zapytania znikną. Wtedy nasz przykładowy numer sam zmieni się na: 1/11/2022.

Po co jest status W trakcie edycji?

Otóż, bywa, że zaczynasz pracę nad fakturą, ale jej nie kończysz, bo musisz szybko obsłużyć innego kontrahenta i jednak to jemu najpierw wystawiać fakturę. W firmach, które mają w systemie więcej niż jednego użytkownika, jednocześnie faktury wystawiać może kilka osób.

Posłużmy się przykładem – w biurze projektowym za sprzedaż odpowiadają Alicja i Tomasz. Tomasz o 9.00 zaczął wystawiać fakturę dla swojego klienta i system zaproponował mu tymczasowy numer: ??3/11/2022. O 9.01 fakturę zaczęła wystawiać Alicja i otrzymała tymczasowy numer: ??4/11/2022. Do Tomasz zadzwonił telefon. Niestety – wyświetlił się numer przedszkola – wychowawczyni jego syna Filipa poprosiła, aby natychmiast przyjechać po dziecko – „Filip znów ma gorączkę”. Cóż… Tomasz wyłączył komputer. Fakturę wystawi z domu – ze smartfona, ale najpierw odbierze Filipa. Alicja, mimo że pracę nad dokumentem zaczęła później, skończyła wcześniej, więc numer jej faktury po zmienił się na 3/11/2022, kiedy ustawiła Zatwierdzony status dokumentu. Tomasz zatwierdził fakturę 30 minut później i jego dokument otrzymał numer 4/11/2022. System dopilnował, aby dokumenty miały numery chronologiczne.

Numeracja faktur – dobre praktyki

1. Nie usuwaj znaków zapytania na początku numerów dokumentów! Znaki zapytania znikną same, kiedy zmienisz status dokumentu na Zatwierdzony.
2. Nie zmieniaj ręcznie numerów dokumentu! Do tego służą ustawienia w programie – Cykl i Licznik numeracji.

Wpis ma charakter informacyjny. Po poradę prawną lub księgową udaj się do swojego prawnika/ biura rachunkowego.