Wystawianie faktur to jeden z przyjemniejszych momentów podczas prowadzenia biznesu. W końcu pracujemy po to, aby zarabiać, prawda? Jednakże generowanie dokumentów handlowych może być frustrujące, szczególnie – jeśli źle wybierzemy rozwiązanie do faktur. Jak wystawiać faktury online za darmo? Jak wystawiać faktury z różnych urządzeń (smartfona, komputera, tabletu) bez konieczności instalowania aplikacji? Czy można generować pliki JPK z darmowych programów do faktur? Sprawdźmy…

Czy można wystawiać faktury w Wordzie lub Excelu?

Teoretycznie jeszcze można, ale… zastanówmy się, czy warto?

Dopóki KSeF nie wszedł w życie, faktury nie muszą mieć jednego ustrukturyzowanego przez Ministerstwo Finansów formatu. Faktury w formie elektronicznej (na dzień dzisiejszy) to faktury wystawione i otrzymane w dowolnym formacie elektronicznym – zgodnie z art. 2., pkt. 32. Ustawy o podatku od towarów i usług. Oznacza to, że możesz wystawiać faktury w Wordzie czy Excelu, ale…

O czym trzeba pamiętać, wystawiając faktury w Wordzie/ Excelu?

  • Faktura musi zawierać wszystkie niezbędne elementy dokumentu, które określa art. 106e Ustawy o podatku od towarów i usług,

  • Jesteś zobowiązany przechowywać wygenerowanie przez siebie faktury przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Dlaczego lepiej wybrać aplikację przygotowaną do generowania faktur niż wystawiać faktury w Wordzie lub Excelu?

  • Aplikacja buduje bazę kontrahentów na podstawie wygenerowanych w niej faktur

  • Aplikacja pilnuje właściwej numeracji faktur

  • Aplikacja pozwala pobrać lub zweryfikować najnowsze dane kontrahenta z bazy CEiDG/GUS

  • Aplikacja pozwala na weryfikację VAT/VIES i sprawdzenie czy kontrahent jest czynnym płatnikiem VAT, czy znajduje się na tzw. białej liście podatników.

  • Aplikacja pozwala podpiąć płatność do faktury.

  • Aplikacja dba o pliki JPK (Jednolity Plik Kontrolny) generowany na życzenie US.

Sprawdź, jakie jeszcze narzędzia daje Tobie aleFaktury - darmowy pakiet Green .

Czy dalej chcesz bawić się w ręczne pisanie faktur? Tym bardziej, że funkcjonalne rozwiązania do wystawiania faktur są dostępne online i za darmo…

Generowania faktur online – jak zacząć

Po wpisaniu w wyszukiwarkę internetową hasła „wystawianie faktur online” otrzymasz całą listę dostępnych rozwiązań, z których możesz skorzystać od ręki. Różnice między poszczególnymi ofertami często są subtelne, ale mogą wpływać na jakość Twojej codziennej pracy. Warto to przemyśleć, w końcu, nawet jeśli nie płacisz za wystawianie faktur, to udostępniasz komuś dane swoje i kontrahentów.

Zanim wystawisz pierwszą fakturę online za darmo, sprawdź:

  • Czy musisz się rejestrować, aby wygenerować fakturę?

  • Jakie ograniczenia zawiera wersja darmowa Twojego rozwiązania

  • Jak wygenerować fakturę online krok po kroku?

Wystawianie faktur online – z rejestracją czy bez?

Aby móc wygenerować fakturę, najczęściej trzeba się zarejestrować na danej platformie i założyć tam konto. Nawet, jeśli chcemy skorzystać z możliwości generowania faktur za darmo. Zakładanie konta jest proste. Najczęściej wystarczy podać login, hasło, e-mail i numer NIP oraz zaakceptować regulamin i politykę prywatności.

Większość z nas nie lubi czytać tego typu regulaminów, ale… warto to robić. Chociażby po to, aby dowiedzieć się, kto będzie administratorem danych Twojej firmy, a tym samym – Twojej bazy kontrahentów.

Są rozwiązania (nieliczne, a jednak…), które pozwalają na wygenerowanie faktury bez rejestracji, ale skorzystanie z takiej możliwości wiąże się z szeregiem ograniczeń: dokumentów nie można zapisywać ani edytować. Przez to też nie można prowadzić numeracji dokumentów w systemie… A jaki jest sens generowania faktur online, jeśli ich numerację trzeba prowadzić w notesie?

Przyjęty przez większość producentów model zakłada 30-dniowy okres testowy, który pozwala na podjęcie decyzji, co do wyboru oprogramowania lub pakietu – wersji darmowej z pewnymi ograniczeniami bądź wersji płatnej z większą ilością dostępnych narzędzi.

Generowanie faktur online – limity i ograniczenia

Jest wiele możliwości generowania faktur online za darmo, trzeba tylko uważać na ograniczenia, które posiadają darmowe systemy.

Do najczęstszych ograniczeń należą:

  • Ograniczenia w liczbie generowanych dokumentów do 3 miesięcznie

  • Ograniczenie dostępnych funkcji, np. brak możliwości generowania plików JPK, brak możliwości weryfikowania płatnika VAT itp.

Takie rozwiązania są dobre dla naprawdę niewielkich podmiotów. Bowiem większość firm generuje więcej niż 3 dokumenty handlowe w miesiącu, a możliwość wygenerowania plików JPK to narzędzie, z którego korzysta każdy płatnik VAT. Weryfikacja czy kontrahent jest czynnym płatnikiem VAT lub zaciąganie i aktualizacja danych kontrahenta po numerze NIP z bazy CEIDG i GUS wydają się dziś standardem, a wielu producentów rozwiązań do wystawiania faktur online każe sobie za nie płacić.

UWAGA: aleFaktury to aplikacja dostępna z przeglądarki umożliwiająca generowanie faktur online za dramo. W darmowej wersji Green miesięczny limit faktur wynosi do 10 dokumentów handlowych. Jednocześnie masz dostęp do wszystkich rodzajów faktur, weryfikacji płatnika po numerze NIP oraz generowania plików JPK.

Darmowe faktury - aleFaktury.pl

Z jakich narzędzi możesz korzystać po wybraniu darmowego pakietu aleFaktury Green?

Przez Internet możesz wygenerować fakturę za darmo, np. po zarejestrowaniu się na aleFaktury.pl. Pakiet Green jest przyjazny środowisku, darmowy bez żadnych ograniczeń czasowych i pozwala na:

  • Wystawianie do 10 dokumentów handlowych miesięcznie

  • Obsługę faktur: VAT, VAT marża, proforma, zaliczki, faktury końcowe, odwrotne obciążenie, walutowe, WDT, WNT, bez VAT, korekty, rachunki, faktur cykliczne, rachunki itp.

  • Obsługę różnych stawek VAT

  • Pobieranie i aktualizowanie danych kontrahenta na podstawie danych z GUS i CEiDG

  • Wystawanie faktur w języku polskim, obcym (np. w języku: angielskim, francuskim, niemieckim, rosyjskim) i dwujęzycznych

  • Przeliczanie kursu waluty według tabeli NBP

  • Drukowanie paragonów na drukarkach fiskalnych, także online

  • Udostępnianie faktur z możliwością ich opłacenia online

  • Sprawdzanie poprawności polskich numerów NIP

  • Weryfikację, czy kontrahent znajduje się na tzw. białej liście podatników VAT

  • Weryfikację VAT/ VIES

  • Obsługę split payment

  • Import wyciągu SWIFT MT940/ MT942 (uniwersalny format wyciągów bankowych STA)

  • Obsługę JPK (JPK-V7M, JPK-V7K, JPK-FA, JPK-MAG)

  • Obsługę KSeF

  • Zapis faktur do PDF, XML

  • Drukowanie faktur

  • Podgląd dokumentu faktury w formie wydruku

  • Dodanie logo na fakturze

  • Pracę na statusach dokumentów

  • Utworzenie własnego formatu numeracji dokumentów

  • Domyślny podpis wystawcy dokumentu

  • Rabat procentowy

  • Generowanie do 2 ofert w każdym miesiącu

  • Udostępnianie ofert jedno- lub wielowariantowych z sumą pozycji lub bez sumowania

  • Udostępnianie ofert online z możliwością ich akceptacji i/lub opłacenia

  • Zapis ofert do PDF, XML

  • Drukowanie ofert

  • Podgląd dokumentu oferty w formie wydruku

  • Dodanie logo do oferty

  • Rabat procentowy

  • Generowanie faktur na podstawie ofert

  • Generowanie dokumentów podobnych

  • Obsługę prostego indeksu produktów

  • Utworzenie jednego użytkownika

  • Obsługę jednej firmy

  • Korzystanie z Asystenta aleFaktury, który ułatwia pracę użytkownikom z niepełnosprawnościami

  • Budowanie bazy kontrahentów z nielimitowaną liczbą rekordów

  • Gromadzenie i przechowywanie danych kontrahentów zgodnie z RODO

  • Podgląd wszystkich dokumentów przypisanych do danego kontrahenta

  • Podgląd aktualnego salda kontrahenta

  • Przypisywanie kontrahentów do grup i kategorii

  • Przypisywanie kontrahentowi indywidualnych cenników, form płatności, terminów płatności rabatów i kredytów kupieckich

  • Kontrolę płatności (informacja o statusie i terminie płatności, wysyłanie not odsetkowych do nieopłaconych faktur)

  • Import wyciągów bankowych z pliku CSV, XML, HTML

  • Przypisanie przelewu do kontrahenta

  • Przypisanie przelewu do faktury

  • Przypisanie przelewu do oferty

Generowanie faktur online za darmo krok po kroku

Spójrz, jak łatwo wystawisz fakturę online w aleFaktury. Każdą fakturę możesz udostępnić kontrahentowi z możliwością opłacenia dokumentu online. Fakturę możesz też zapisać do PDF i wysłać e-mailem.

Dostępna za darmo aplikacja przeglądarkowa aleFaktury Green umożliwia wystawianie faktur online, z każdego urządzenia z dostępem do Internetu.