Faktura zaliczkowa – jak wygenerować dokument online?

Zaliczki są na tyle powszechną formą rozliczeń w biznesie, że chyba każdy z nas kiedyś miał z nimi do czynienia. Czy każdą przyjętą na poczet zaliczki kwotę należy udokumentować? Kiedy można wystawić fakturę zaliczkę? Kiedy należy wygenerować fakturę końcową? I najważniejsze – czy fakturę zaliczkową można wygenerować online za dramo?

1. Faktura zaliczkowa – kiedy ją wystawić?
   1. W jakim przypadku należy wystawić fakturę zaliczkową?
   2. W jakim terminie należy wystawić fakturę zaliczkową?
   3. Czy wystawienie faktury zaliczkowej pociąga za sobą obowiązek podatkowy?
   4. Faktura zaliczkowa a zwolnienie z VAT-u
   5. Zaliczka płatna gotówką – jak udokumentować?
   6. Zaliczka płatna przelewem – jak udokumentować?
   7. Faktura zaliczkowa – elementy obowiązkowe
2. Jak wygenerować fakturę zaliczkową?
   1. Udostępnianie faktury zaliczkowej z możliwością opłacenia jej online
3. Faktura końcowa
   1. Kiedy należy wygenerować fakturę końcową?
      1. Faktury zaliczkowe nie określają całej wartości zamówienia
      2. Kiedy faktury zaliczkowe określają całą wartość zamówienia
   2. Co powinna zawierać faktura końcowa?
   3. Jak wygenerować fakturę końcową?
4. Sytuacje, w których nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej
5. Co zrobić, aby wystawiać faktury online w aleFaktury?

Faktura zaliczkowa – kiedy ją wystawić?

W jakim przypadku należy wystawić fakturę zaliczkową?

Zawsze, ilekroć otrzymasz zaliczkę na poczet wykonania jakichś usług lub dostawy towarów, jesteś zobowiązany do udokumentowania tego fakturą zaliczkową. Podobnie rzecz ma się w przypadku przedpłat, rat czy zadatków. Każda forma częściowego rozliczenia się z zamawiającym wymaga wygenerowania faktury zaliczkowej.

W jakim terminie należy wystawić fakturę zaliczkową?

Fakturę zaliczkową należy wystawić:

• do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od kontrahenta.

• nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem płatności.

Czy wystawienie faktury zaliczkowej pociąga za sobą obowiązek podatkowy?

Nawet, jeśli otrzymałeś tylko część należnej Tobie zapłaty za towar lub usługę, masz obowiązek uiszczenia podatku od tejże kwoty. Zgodnie z art. 19 a ust. 8 Ustawy o podatku od towarów i usług, kontrahentowi, który prowadzi działalność gospodarczą, wystawia się fakturę zaliczkową. Nie ma znaczenia wysokość otrzymanej kwoty czy też jej procentowy udział w opłacie końcowej.

Faktura zaliczkowa a zwolnienie z VAT-u

Nie jesteś płatnikiem VAT? Nie masz obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych, ale dalej warto dokumentować otrzymane zaliczki.

Zaliczka płatna gotówką – jak udokumentować?

W przypadku gotówki, możesz wygenerować dokument KP.

Zaliczka płatna przelewem – jak udokumentować?

W przypadku przelewu na konto, udokumentowaniem przyjęcia zaliczki jest wyciąg bankowy.

Faktura zaliczkowa – elementy obowiązkowe

Zgodnie z art. 106f ustawy o VAT faktura zaliczkowa powinna zawierać:

• Datę wystawienia faktury

• Datę otrzymania zapłaty (jeśli jest inna niż data wystawienia faktury)

• Numer faktury

• Nazwę i adres podatnika i nabywcy

• Numery identyfikacji podatkowej obu kontrahentów (numer NIP)

• Otrzymaną kwotę zapłaty

• Kwotę podatku do zapłacenia wyliczoną według wzoru:

Kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 + stawka podatku)

• Datę wykonania usług lub zakończenia dostawy towarów lub datę otrzymania zapłaty, jeśli taka data jest określona i inna niż data wystawienia faktury

• Dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru/ usługi, ilość, wartość, stawkę podatku, kwotę podatku oraz wartość zamówienia lub umowy wraz z kwotą podatku.

Jak wygenerować fakturę zaliczkową?

aleFaktury umożliwi Tobie wygenerowanie faktury zaliczkowej online. Wystarczy urządzenie z dostępem do Internetu, np. smartfona i wystawisz zaliczkę w zaledwie w kilku krokach:

1. Wybieramy Dokumenty sprzedaży, a następnie klikamy przycisk: Wystaw dokument. Pojawi się nowe okno z różnymi typami dokumentów. Wskazujemy - Faktura zaliczkowa.

2. W kolejnym kroku wybieramy: Pierwsza zaliczka.

3. Następnie uzupełniamy numer NIP kontrahenta. System pobierze aktualne dane z bazy CEIDG/ GUS. Jeśli wystawiamy dokument kontrahentowi, który już jest w naszej bazie danych, po wskazaniu go, możemy zaktualizować dane z bazy CEIDG/ GUS na podstawie numeru NIP.

4. Dodajemy pozycje do faktury.

Udostępnianie faktury zaliczkowej z możliwością opłacenia jej online

aleFaktury umożliwia udostępnianie online dokumentów z możliwością ich elektronicznego opłacanie. Dotyczy to także faktur zaliczkowych.

Faktura końcowa

Kiedy należy wygenerować fakturę końcową?

Faktury zaliczkowe nie określają całej wartości zamówienia

Jeśli faktury zaliczkowe (bez względu na to, czy wygenerowałeś jedną zaliczkę czy kilka) nie określają całej wartości zamówienia, należy wygenerować fakturę końcową. Faktura końcowa określa wartość zamówienia pomniejszoną o wartości wcześniejszych zaliczek. W związku z tym kwota należnego podatku także jest pomniejszona o podatek określony w ramach wcześniej wystawionych zaliczek.

Uwaga: Na 2023 r. planowane jest wdrożenie SLIM VAT 3. Wprowadzi to zmiany w zasadach generowania faktur zaliczkowych. Jeśli podatnik otrzyma zaliczkę i w tym samym miesiącu wykona usługę lub dostarczy towary, będzie mógł wystawić tylko jedną fakturę – końcową. Oznacza to zmianę z dwóch dokumentów na jeden.

Kiedy faktury zaliczkowe określają całą wartość zamówienia

W sytuacji, kiedy kolejne faktury zaliczkowe obejmują całą wartość zamówienia, nie ma obowiązku generowania faktury końcowej, ale trzeba pamiętać o tym, że ostatnia faktura zaliczkowa powinna zawierać numery wcześniejszych zaliczek.

Co powinna zawierać faktura końcowa?

Faktura końcowa powinna zawierać:

• numery powiązanych z nią faktur zaliczkowych.

• wartość zamówienia pomniejszoną o wartość kolejnych zaliczek.

Jak wygenerować fakturę końcową?

W aplikacji aleFaktury fakturę końcową wystawisz analogicznie do wystawiania faktur zaliczkowych. Jedyne, o czym musisz pamiętać, to zaznaczenie pola Faktura końcowa.

Sytuacje, w których nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej

Fakturę zaliczkową należy wystawić zawsze wtedy, kiedy otrzymanie przedpłaty/ zadatku itp. pociąga za sobą obowiązek podatkowy. Nie ma obowiązku podatkowego? Nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczki. Z takimi sytuacjami spotykamy się w przypadku:

• Sprzedaży w ramach wewnątrz wspólnotowej wymiany towarów

• Świadczenia usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych

• Świadczenia usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych

• Świadczenia usług o charakterze najmu, dzierżawy, leasingu, dozoru, ochrony i przechowywania mienia oraz ochrony osób

• Świadczenia usług stałej obsługi biurowej, prawnej

• Świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej, gazu przewodowego.

Co zrobić, aby wystawiać faktury online w aleFaktury?

Tak naprawdę nie musisz robić nic. Wystarczy wejść na stronę logowania aleFaktury i gotowe! W wersji Green możesz generować faktury zupełnie za darmo, bez żadnych dodatkowych kosztów.

Wpis ma charakter informacyjny. Po poradę prawną lub księgową udaj się do swojego prawnika/ biura rachunkowego.