KSeF – wszystko, co chcesz wiedzieć, ale wstydzisz się zapytać

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to obowiązkowy system wystawiania i odbierania faktur w Polsce, który w 2026 roku obejmie większość przedsiębiorców. W teorii ma uprościć rozliczenia. W praktyce wywołuje więcej pytań niż odpowiedzi — zwłaszcza wtedy, gdy nikt nie chce wyjść na „tego, który nie ogarnia”. Czy każdy musi uwierzytelnić się w KSeF? Czy da się poprawić fakturę, która już poszła do KSeF? Czy za literówkę grozi kara? I czy skarbówka naprawdę widzi wszystko w czasie rzeczywistym? W tym artykule zebraliśmy najczęściej zadawane pytania o KSeF i odpowiadamy na nie wprost — krótko, konkretnie i po ludzku. Bez urzędniczej nowomowy. Bez straszenia.

Czy każdy użytkownik musi oddzielnie uwierzytelnić się w KSeF?

Krótka odpowiedź: to zależy od roli, jaką dana osoba pełni w systemie aleFaktury.

Co ważne, każda osoba, która ma wysyłać lub odbierać faktury z KSeF, musi być uwierzytelniona.

Spokojnie, w aleFaktury masz pełną kontrolę nad tym, kto i za co odpowiada.

Jak to działa w praktyce?

W ustawieniach KSeF w aleFaktury możesz przypisać użytkownikom konkretne role, m.in.:

• kto importuje (pobiera) dokumenty z KSeF,

• kto sprawdza statusy i pobiera UPO,

• kto wysyła faktury do KSeF.

Import dokumentów z KSeF może obsługiwać jedna wskazana osoba. System aleFaktury robi to automatycznie i cyklicznie — nawet wtedy, gdy nikt nie jest zalogowany.

Podobnie z wysyłaniem faktur:

• możesz wskazać jedną osobę odpowiedzialną za wysyłkę,

• albo wybrać opcję „Każdy swoje” — wtedy faktura trafia do KSeF wysłana przez użytkownika, który ją wystawił lub zlecił jej wysyłkę.

Wysyłanie alternatywne

Jest też wariant dla firm, w których nie wszyscy mają dostęp do KSeF — wysyłanie alternatywne. Jeśli fakturę wystawi osoba nieposiadająca uwierzytelnienia w KSeF, system użyje wskazanego użytkownika alternatywnego, który ma odpowiednie uprawnienia.

Uwaga, ważne (i tu już bez ironii)

Każda osoba, która:

• wysyła faktury do KSeF,

• odbiera faktury z KSeF,

• pobiera UPO lub sprawdza statusy,

musi wcześniej uwierzytelnić się na swoim koncie, mieć nadane odpowiednie uprawnienia w KSeF oraz ustawione metody automatycznego uwierzytelniania.

KSeF lubi porządek, a aleFaktury daje Ci narzędzia, żeby ten porządek ogarnąć bez bólu głowy.

Kto w firmie powinien mieć dostęp do KSeF, a kto absolutnie nie?

Zasada jest prosta: dostęp ma ten, kto faktycznie pracuje na fakturach.

Najczęściej są to:

• właściciel firmy,

• księgowa / biuro rachunkowe,

• pracownik odpowiedzialny za sprzedaż lub fakturowanie.

A kto nie powinien?

Dostępu do KSeF nie powinien otrzymać:

• ktoś, kto nie wie, czym różni się faktura od paragonu,

• „tylko pomaga”,

• „kiedyś coś tam klikał”.

KSeF to nie Netflix — tu nie udostępnia się profilu rodzinnego.

Czy biuro rachunkowe musi mieć własny dostęp do KSeF, czy wystarczy mój?

Tak, biuro rachunkowe powinno mieć własny dostęp.

Najlepsza (i najbezpieczniejsza) praktyka to:

• Ty nadajesz uprawnienia,

• biuro działa na swoim koncie,

• każdy ruch ma swojego autora.

Możesz też utworzyć w aleFaktury osobne konto użytkownika dla księgowej — bez logowania się na Twoje dane. Dodatkowo biuro może korzystać z systemu wymiany dokumentów DOKimo, który upraszcza komunikację na linii biuro księgowe - klient.

Czy faktura wysłana do KSeF zawsze jest uznana za doręczoną kontrahentowi?

Tak.

Moment przyjęcia faktury przez KSeF = moment jej doręczenia.

Nie ma znaczenia, czy kontrahent ją zobaczył, przeczytał. Zgodnie z prawem faktura wysłana do KSeF i opatrzona numerem KSeF jest uznawana za dostarczoną do odbiorcy.

Czy można poprawić fakturę wysłaną do KSeF?

Faktury wysłanej do KSeF nie da się edytować ani „nadpisać”.

Błędy poprawia się przez fakturę korygującą. KSeF nie obsługuje także not korygujących, więc nawet literówka w adresie odbiorcy wymaga faktury korygującej.

Dlaczego nie należy edytować faktur wystawionych w trybie offline (nawet jeśli nie zostały jeszcze wysłane do KSeF)?

To jedna z tych rzeczy, które technicznie da się zrobić, ale prawnie i systemowo – absolutnie nie warto.

Faktura wystawiona w trybie offline (czyli poza bezpośrednim połączeniem z KSeF) nie jest zwykłym plikiem roboczym. W momencie jej wystawienia system nadaje jej unikalną sumę kontrolną, która:

• jednoznacznie identyfikuje treść dokumentu,

• potwierdza, że faktura nie była modyfikowana,

• jest podstawą do jej późniejszego przyjęcia przez KSeF.

Co się dzieje, gdy edytujesz fakturę offline?

Krótko mówiąc - zmienia się suma kontrolna.

A to oznacza, że:

• dokument przestaje być tym samym dokumentem,

• KSeF może odrzucić fakturę przy próbie wysyłki,

• powstaje niespójność między tym, co było wystawione, a tym, co próbujesz wysłać.

Z punktu widzenia systemu wygląda to tak, jakbyś „wystawił jedną fakturę, a wysyłał zupełnie inną”.

KSeF takich niespodzianek nie lubi.

Czy są kary za błędy w KSeF?

Do 31 grudnia 2026 roku nie będzie kar za błędy w KSeF.

To okres przejściowy — czas na naukę, testy i oswojenie systemu.

Czy muszę logować się do KSeF codziennie?

Nie.
KSeF to system, nie aplikacja fitness. Jeśli korzystasz z aleFaktury, system sam:

• pobierze faktury z KSeF,

• wyśle sprzedażowe dokumenty,

• ogarnie statusy i UPO.

Ty robisz swoje. Resztę robi aleFaktury.

Na koniec – bez żartów

Krajowy System e-Faktur to po prostu nowy sposób robienia tego, co i tak było obowiązkiem.

Im szybciej go oswoisz, tym mniej nerwów w 2026 roku. A Bożenka z AI naprawdę nie gryzie — tylko pilnuje, żeby faktury się zgadzały.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i edukacyjny. Nie jest poradą księgową ani podatkową i nie zastępuje konsultacji z księgową, doradcą podatkowym ani innym człowiekiem, który naprawdę zna Twoje liczby.