Obsługa KSeF w aleFaktury Online

Funkcjonalności aleFaktury

W aleFaktury wysyłka dokumentu handlowego do KSeF trwa zaledwie kilka sekund. Wystarczy, że raz skonfigurujesz integrację, a nasz system zajmie się resztą — automatycznie, cyklicznie i bez Twojej ingerencji. Zobacz, jak to działa krok po kroku.

Jak uruchomić KSeF w aleFaktury?

Aby włączyć integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF 2.0), przejdź do:

Menu użytkownika → Ustawienia → Moduły → Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Włączenie KSeF 2.0 spowoduje pojawienie się nowej sekcji Role użytkowników, dzięki której możesz nadać dostęp do KSeF wybranym osobom.

Pamiętaj, że konfiguracji może dokonać tylko użytkownik z uprawnieniami Administratora.

Następnie każdy użytkownik, który będzie obsługiwał KSeF, powinien przejść własną konfigurację:

Menu użytkownika → Ustawienia → Konfiguracja użytkownika → Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Proces uwierzytelnienia w KSeF z poziomu aleFaktury to trzy proste kroki:

  1. Kliknij Uwierzytelnij się – system pobierze plik XML (tzw. żądanie autoryzacyjne).
  2. Podpisz plik podpisem kwalifikowanym, pieczęcią firmową lub profilem zaufanym.
  3. Wybierz Załaduj podpisany plik i wskaż go z komputera.

Po potwierdzeniu uwierzytelnienia możesz już korzystać z KSeF bezpośrednio w aleFaktury.

Jak wysłać fakturę do KSeF?

W aleFaktury wystarczy jedno kliknięcie, aby wysłać fakturę do KSeF zaraz po jej zatwierdzeniu.

Jeśli chcesz, możesz też opóźnić wysyłkę. W tym celu oznacz dokument jako Do wysyłki – trafi on do tzw. bufora, który system przegląda cyklicznie.

W sekcji Czas wysyłki (menu Użytkownika → Ustawienia → Moduły: KSeF) wybierasz, kiedy faktura trafi do KSeF:

  • Brak opóźnienia – wysyłka natychmiast po zatwierdzeniu,

  • Opóźnienie (min. 5 minut) – system poczeka, byś mógł coś poprawić,

  • Po 15:00 lub Po 18:00 – faktury wyślą się automatycznie po wskazanej godzinie.

Dzięki temu możesz wystawiać dokumenty wtedy, kiedy chcesz — a system wyśle je wtedy, kiedy uznasz za stosowne.

Pobieranie faktur kosztowych z KSeF

Funkcja Import z KSeF pozwala automatycznie pobierać:

  • faktury zakupowe wystawione Twojej firmie,

  • faktury sprzedażowe, które wysłałeś do KSeF z innego programu.

Możesz wskazać datę początkową, od której system ma pobierać dokumenty. Co ważne — aleFaktury cyklicznie łączy się z KSeF, więc faktury kosztowe trafią do zakładki Import KSeF → Importowane nawet wtedy, gdy nie jesteś zalogowany.

Pamiętaj! Samo pobranie faktur z KSeF nie oznacza ich automatycznego zaksięgowania jako kosztów. Masz pełną kontrolę nad tym, które z nich trafią do ewidencji wydatków.

Ustawienia KSeF w aleFaktury

W sekcji Ustawienia → Moduły → Krajowy System e-Faktur (KSeF) możesz dopasować wszystkie szczegóły integracji:

Wybór schemy

Dla KSeF 2.0 używaj zawsze najnowszej schemy FA(3).

Dodatkowe opcje konfiguracyjne:

  • automatyczne tworzenie faktur offline przy zatwierdzaniu,

  • automatyczne oznaczanie faktur „do wysyłki”,

  • automatyczna wysyłka faktur do KSeF,

  • oznaczanie dokumentów potwierdzonych w KSeF jako „Wysłane”.

Środowisko KSeF:

  • Produkcyjne – rzeczywista praca,

  • Testowe – ogólne testy (bez weryfikacji podpisów),

  • Demo – symulacja pracy i test autoryzacji.

Role użytkowników aleFaktury a KSeF

W aleFaktury możesz przypisać różne role związane z obsługą KSeF:

  • Pobieranie dokumentów – wskazujesz jedną osobę odpowiedzialną za import faktur z KSeF. System będzie wykonywał pobrania cyklicznie, nawet gdy ta osoba jest offline.

  • Wysyłanie dokumentów – wskazujesz użytkowników uprawnionych do wysyłki faktur. Opcja Każdy swoje sprawia, że faktury do KSeF wysyła osoba, która je wystawiła.

  • Wysyłanie alternatywne – pozwala wyznaczyć użytkownika, który wyśle dokumenty w imieniu innych, jeśli nie są oni uwierzytelnieni w KSeF.

Takie rozwiązanie zapewnia elastyczność — niezależnie od tego, czy faktury wystawia księgowa, handlowiec czy właściciel firmy.

Automatyzacje dla KSeF w aleFaktury

aleFaktury automatyzuje wszystko, co tylko się da:

  • Cykliczne połączenia z KSeF – system sam pobiera i wysyła dokumenty zgodnie z Twoimi ustawieniami.
  • Automatyczne logowanie – wystarczy raz uwierzytelnić certyfikat, aby pracować bez ponownego logowania.
  • Wysyłka offline – nawet faktury wystawione offline zostaną przesłane do KSeF w określonym przez Ciebie momencie.
  • Weryfikacja schemy i duplikatów – system blokuje błędny import lub ponowną wysyłkę tych samych dokumentów.

Aby przejść ustawień KSeF wybierz Menu użytkownika → Ustawienia → Moduły → Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Dzięki tym automatyzacjom KSeF w aleFaktury działa po prostu… sam. Ty możesz zająć się firmą — my zajmiemy się fakturami.