KSeF 2026 – jak przygotować firmę - poradnik

Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku i obejmie faktury w obrocie B2B – czyli między przedsiębiorcami. Oznacza to, że wszystkie firmy w Polsce będą musiały wystawiać, wysyłać i odbierać faktury w formie elektronicznej, przez centralny system Ministerstwa Finansów. KSeF zastąpi faktury papierowe i PDF, wprowadzając jednolity obieg dokumentów, pełną kontrolę nad VAT-em i automatyzację rozliczeń. Brzmi groźnie? Spokojnie. Zobacz, co się zmieni, kogo to dotyczy i jak przygotować się do 1 lutego 2026, żeby nie obudzić się z ręką w… fakturze w PDF.

Kiedy KSeF wejdzie w życie?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku.

Od tego dnia faktury w obrocie B2B (czyli między firmami) będą musiały być wystawiane, wysyłane i odbierane wyłącznie w formie elektronicznej — za pośrednictwem platformy KSeF.

Czy KSeF może jeszcze zostać przesunięty?

Oficjalnie? Nie. Ministerstwo Finansów potwierdziło, że termin 1 lutego 2026 jest ostateczny. System działa już w wersji testowej, a przedsiębiorcy mogą dobrowolnie z niego korzystać od 2025 roku. Nie warto więc czekać na cud. Bo jak mówi Bożenka z AI: „KSeF jak teściowa — może się spóźniać, ale prędzej czy później i tak wejdzie do domu.”

Co się zmieni od 2026 roku?

Od 1 lutego 2026 roku wszystkie faktury w obrocie B2B będą musiały przechodzić przez KSeF.

To oznacza koniec faktur papierowych i PDF-ów wysyłanych „na szybko” mailem do kontrahenta. Każdy dokument trafi najpierw do systemu Ministerstwa Finansów, a dopiero potem do odbiorcy. Brzmi poważnie? Bo jest. Ale spokojnie — to da się ogarnąć, zwłaszcza z Bożenką z AI.

Oto krótkie mówienie najważniejszych zmian, które niesie ze sobą KSeF:

Faktury papierowe i PDF odchodzą do lamusa

Nie będzie już „faktury do druku” ani załącznika w mailu. Każdy dokument powstanie w programie do obsługi sprzedaży i zostanie wysłany bezpośrednio do KSeF. Dopiero po nadaniu numeru KSeF przez system faktura będzie uznana za wystawioną. Kiedyś trzeba było drukować i dziurkować. Teraz wystarczy kliknąć i modlić się, żeby KSeF nie miał awarii.

Nowy sposób wystawiania i odbierania faktur

Faktura nie trafi już bezpośrednio do kontrahenta. Trafi do KSeF, a obowiązkiem kontrahenta będzie odebrać fakturę z KSeF.

Ważne - faktura wysłana do KSeF jest traktowana jako dostarczona do odbiorcy. Dlatego warto wybrać aplikację do obsługi sprzedaży, która automatycznie pobiera dokumenty kosztowe z KSeF - tak, jak robi to program do faktur aleFaktury.

Pełna kontrola i automatyzacja VAT

Fiskus zobaczy fakturę w momencie jej wystawienia — koniec z ukrywaniem dokumentów „na później”. Dla uczciwych firm to plus - mniej błędów, mniej kontroli, szybsze zwroty VAT. Dla tych mniej uczciwych… cóż, to nie blog kryminalny.

Nowy format faktury – plik XML

Nie, nie trzeba się go uczyć na pamięć. Ważne, aby Twój program (np. aleFaktury) generował faktury zgodne ze schemą KSeF (aktualnie obowiązująca schema to struktura logiczna FA(3). Tylko faktury w pliku zgodnym ze schemą KSeF trafią do KSeF.

Zmiany w terminach i korektach

Każda korekta faktury też będzie musiała przejść przez KSeF. A jeśli system się zawiesi (bo przecież to Polska), trzeba będzie skorzystać z tzw. trybu offline.

Jak przygotować się do KSeF? Poradnik krok po kroku

Zamiast demonizować KSeF i całą cyfrową rewolucję przygotuj się do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur i śpij spokojnie.

Obowiązek wysyłania faktur do KSeF obejmie Cię dopiero w kwietniu 2026 roku? Nie czekaj tak długo z uruchomieniem integracji! Największe firmy — dostawcy usług telekomunikacyjnych, dostawcy mediów, stacje benzynowe itp. będą wystawić faktury w KSeF od początku 2026 r. Oznacza to, że do KSeF trafią też Twoje faktury kosztowe i Twoim obowiązkiem będzie je z KSeF pobrać.

Krok 1. Sprawdź, czy Twój program obsługuje KSeF

KSeF to nie Excel, który „jakoś się ogarnie”. Potrzebujesz programu, w którym wystawisz fakturę w formacie XML zgodnym ze schemą KSeF (dla KSeF 2.0. to schema FA(3)) i komunikować się z API Ministerstwa Finansów, aby wysłać fakturę do KSeF, zwrócić Ci jej numer KSeF i UPO KSeF.

aleFaktury umożliwia obsługę KSeF — wystarczy włączyć integrację: Wejdź w Menu użytkownika → Ustawienia → Moduły → Krajowy System e-Faktur (KSeF). W sekcji Ustawienia zaznacz opcję KSeF 2.0.

Krok 2. Wskaż odpowiedzialnych użytkowników i odpowiednią schemę KSeF:

Wskaż użytkowników odpowiedzialnych za:

• pobieranie dokumentów (import faktur kosztowych z KSeF),
• wysyłanie dokumentów (wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF).

Wybierz schemę FA(3) - wzorzec XML obowiązujący dla KSeF 2.0.

Krok 3. Uwierzytelnij się w KSeF

Żeby wysyłać faktury, musisz zalogować się do KSeF i uzyskać certyfikat KSeF (czyli cyfrowy klucz dostępu). Możesz to zrobić to bezpośrednio z poziomu aleFaktury przez:

• profil zaufany,

• podpis kwalifikowany

• pieczęć elektroniczną firmy.

Certyfikaty przydadzą Ci się także do obsługi faktur offline.

Krok 4. Przetestuj wysyłanie e-faktur

Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko testowe i demo KSeF, gdzie możesz „na sucho” wysyłać faktury i sprawdzać, jak system reaguje. aleFaktury umożliwia testy KSeF:

• w środowisko testowym - możesz sprawdzić wysyłkę faktur do KSeF i ich import z KSeF bez żadnych konsekwencji prawnych
• w środowisku demo - możesz sprawdzić poprawność logowania i uprawnień, dzięki czemu masz pewność, że integracja działa poprawnie.

Bożenka radzi: „Testuj teraz, żeby w lutym nie testować cierpliwości księgowej.”

Krok 5. Przeszkol siebie i zespół

Wiele firm skupia się na technice, a zapomina o ludziach. Jeśli ktoś w firmie wystawia faktury, musi wiedzieć, jak działa KSeF, co oznacza numer identyfikacyjny i jak sprawdzić, czy dokument został przyjęty. Niech każdy w zespole wie, że „wysłano” ≠ „zaakceptowano przez KSeF”. Przeszkól zespół i niech wszyscy mogą spać spokojnie.

Na koniec – słowo od Bożenki: „Ten artykuł nie jest poradą księgowej, doradcy podatkowego ani biura rachunkowego. Ja tu tylko tłumaczę po ludzku, jak działa KSeF — ale jeśli masz wątpliwości, zawsze warto zapytać swoją księgową. Ona wie, co fiskus miał na myśli, zanim fiskus sam to zrozumiał.”

FAQ - Najczęściej zadawane pytania o KSeF