E-faktura a jednolity plik kontrolny

Od kilku lat w polskiej gospodarce przeprowadzane są zmiany, przyprawiające przedsiębiorców o ból głowy i mające doprowadzić do uszczelnienia systemu VAT: zmiany formy opodatkowania działalności, kolejne modyfikacje struktur JPK, wprowadzanie KSeF... Trudno się w tym połapać? Czym jest e-faktura? Kiedy KSeF zacznie być obowiązkowy? Jak ma się e-faktura do JPK_FA?

E-faktura - czym jest?

E-faktura to dokument przygotowany w formacie XML zgodnym z określoną strukturą pliku. Ze względu na ściśle zdefiniowaną budowę e-faktury dokumenty te nazywa się ustrukturyzowanymi. Struktura logiczna e-faktury FA(1) jest opublikowana w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

E-faktur, które zaczną obowiązywać nas, kiedy w życie wejdzie KSeF, nie należy mylić z fakturami elektronicznymi funkcjonującymi dziś w obiegu gospodarczym.

Faktura elektroniczna

Ci, którzy fakturowo rozliczają klientów, z fakturami elektronicznymi mają do czynienia od dawna. Za faktury elektroniczne uznajemy występujące powszechnie faktury przekazywane w formie PDF czy linków do dokumentów. To, że jakiś dokument możemy nazwać fakturą elektroniczną, nie oznacza, że jest on jednocześnie e-fakturą.

KSeF – czym jest?

Krajowy System e-Faktur (w skrócie – KSeF) to system, który umożliwia wystawianie i udostępnianie e-faktur. Każda wygenerowana e-Faktura trafi do bazy danych Ministerstwa Finansów. Dokumenty wysłane do KSeF uznawane będą za dostarczone do odbiorców. To po ich stronie będzie pobranie dokumentu z ministerialnej bazy danych.

E-faktura – kto musi ją wystawiać?

Od 1 stycznia 2022r. wystawianie e-faktur jest możliwe i jednocześnie dobrowolne, natomiast od 1 stycznia 2024r. korzystanie z KSeF – i tym samym generowanie e-faktur – będzie obowiązkowe.

Oznacza to, że dziś możesz wystawiać klientom faktury jako: e-Faktury w KSeF, faktury elektroniczne przekazywane, np. w formie PDF-ów załączonych do wiadomości e-mail lub wydrukowane dokumenty faktur – tradycyjne faktury papierowe.

E-faktura – jak wystawić?

Aby wystawić e-fakturę, możesz skorzystać z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów lub użyć oprogramowania do faktur, które obsługuje KSeF.

Aplikacja Podatnika KSeF - bezpłatne narzędzie od MF

Aplikacja podatnika umożliwi Tobie:

  • wystawianie e-Faktur
  • odbieranie e-Faktur
  • przeglądanie e-Faktur
  • zarządzanie uprawnieniami.

Ze strony ministerstwa można w tej chwili pobrać trzy wersje narzędzia KSeF:

  • wersję produkcyjną
  • wersję przedprodukcyjną (Demo)
  • wersję testową.

Wszystkie trzy wersje są bezpłatne.

JPK FA – co to jest?

JPK – jednolity plik kontrolny to zbór określonych danych wygenerowanych z systemów informatycznych danej firmy. Wyróżniamy kilka rodzajów plików JPK, w tym obowiązkowe składane przez podatnika cyklicznie oraz pliki generowane na żądanie urzędu skarbowego.

JPK na żądanie dotyczy:

  • faktur VAT - JPK_FA
  • dokumentów magazynowych - JPK_MAG
  • faktur RR - JPKFARR
  • wyciągów bankowych - JPK_WB
  • ksiąg rachunkowych - JPK_KR
  • podatkowej księgi przychodów i rozchodów - JPK_PKPIR
  • ewidencji przychodów - JPK_EWP.

KSeF a JPK FA

W momencie, kiedy wystawianie faktur w KSeF zacznie być obowiązkowe, z podatnika spadnie konieczność przesyłania na żądanie organów podatkowych Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK_FA). KSeF bowiem zapewni organom podatkowym pełny i bieżący wgląd w dane dotyczące wszystkich wygenerowanych przez podatnika faktur.

Wybierając program do faktur, szukaj rozwiązania z możliwością generowania plików JPK FA. Urząd skarbowy bowiem w swoim wezwaniu da Tobie prawdopodobnie 3 dni na dostarczenie JPK FA. Dobrze być na to przygotowanym.

Od 2024 r. KSeF będzie obowiązkowy, więc zwróć uwagę, aby Twoje rozwiązanie do wystawiania faktur online było gotowe na KSeF. Przeglądarkowa aplikacja aleFaktury pozwoli zarówno wygenerować JPK_FA, jak i obsługiwać KSeF. Co więcej, dla najmniejszych firm aplikacja jest zupełnie za darmo.