KSeF bez mitów – najczęstsze nieporozumienia przedsiębiorców

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Jego celem jest uproszczenie obiegu dokumentów i uszczelnienie systemu podatkowego. Mimo że brzmi to technicznie, wokół KSeF narosło już sporo mitów — od opowieści o „ciągłej kontroli skarbówki”, po przekonanie, że „od 2026 roku wszystko się wywróci”. I właśnie to jest największy problem z KSeF: nie sam system, tylko to, co ludzie o nim sobie dopowiadają. To trochę jak ze skrzyżowaniem, po którym wszyscy jeździli na pamięć. Dalej dojedziesz do celu, tylko teraz musisz patrzeć na znaki.

Czy KSeF to nowy program do wystawiania faktur?

Nie.

KSeF nie jest aplikacją, w której wystawiasz faktury. To centralny system Ministerstwa Finansów, do którego faktura musi trafić — niezależnie od tego, czy korzystasz z aleFaktury, innego programu czy systemu sprzedażowego.

Program do faktur:

• wystawia dokument,
• wysyła go do KSeF,
• odbiera numer KSeF,
• pozwala pracować na fakturach.

KSeF:

• przyjmuje fakturę,
• nadaje jej moc prawną,
• przechowuje ją centralnie.

W skrócie: program to kierowca, KSeF to bramka na autostradzie. Nie musisz znać mechanizmu bramki, ale bez niej dalej nie pojedziesz.

Czy po wysłaniu faktury do KSeF klient sam ją sobie odbierze?

To zależy od tego, kim jest klient.

Faktury dla firm (B2B)

Jeśli wystawiasz fakturę:

• dla polskiego przedsiębiorcy – może on pobrać ją z KSeF.
• dla kontrahenta zagranicznego – KSeF jej nie dostarczy, bo system działa tylko w obrocie krajowym.

Faktura wygenerowana dla zagranicznego kontrahenta musi trafić do KSeF, ale jednocześnie jesteś zobligowany przekazać ją kontrahentowi innym kanałem (np. e-mailem lub przez system sprzedażowy).

Faktury dla konsumentów (B2C)

• nie ma obowiązku wysyłania faktur konsumenckich do KSeF,
• możesz to zrobić dobrowolnie, jeśli chcesz.

Najważniejsze fakty z punktu widzenia obsługi konsumenta:

• konsument nie loguje się do KSeF,
• konsument nie odbiera faktury z KSeF,
• konsument nie musi wiedzieć, że KSeF istnieje.

Fakturę przekazujesz tak jak dotychczas — jako PDF, w formie papierowej, za pośrednictwem panelu klienta. Z perspektywy konsumenta nic się nie zmienia.

Czy za błąd na fakturze w KSeF grożą kary?

Nie — przynajmniej do końca 2026 roku.

Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że do końca 2026 r. nie będzie kar za błędy związane z KSeF.

Dotyczy to m.in.

• literówek,
• błędów technicznych,
• pomyłek wynikających z nauki systemu.

KSeF nie pozwala edytować faktury po wysłaniu. Jeśli zorientujesz się, że w fakturze wysłanej do KSeF pojawił się błąd, wystawiasz korektę.

Czy każdy pracownik musi mieć dostęp do KSeF?

Nie.

Dostęp:

• nadaje właściciel lub osoba uprawniona,
• można go ograniczyć do jednej osoby lub roli.

W praktyce:

• pracownicy nie logują się do KSeF,
• pracują w programie do faktur,
• KSeF działa w tle.

To nie jest system „dla wszystkich”, tylko dla firmy jako całości.

W programach takich jak aleFaktury można dodatkowo wskazać jednego użytkownika upoważnionego do wysyłania faktur do KSeF i odbierania ich z KSeF. Dzięki temu nie trzeba nadawać uprawnień wszystkim osobom pracującym na dokumentach handlowych. Oczywiście, jeśli firma woli, może też nadać uprawnienia wszystkim użytkownikom aplikacji, którzy wystawiają lub pobierają dokumenty z KSeF. To zależy od przyjętego sposobu pracy w danej firmie.

Czy małe firmy też obejmie KSeF?

Tak, ale w różnych terminach.

Wystawianie faktur w KSeF:

• od 1 lutego 2026 r. – duże i średnie firmy,
• od 1 kwietnia 2026 r. – firmy z obrotem powyżej 10 000 zł miesięcznie,
• od 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze firmy.

Odbieranie faktur:

każda firma musi być gotowa już od 1 lutego 2026 r.

I tu wiele firm się wykłada! Nie wystawiają jeszcze faktur w KSeF, ale już powinny faktury z KSeF pobierać, ponieważ nie otrzymują dokumentów papierowych ani w formie PDF.

Czy fakturę offline można poprawić przed wysłaniem do KSeF?

Nie.

Faktura offline:

• ma sumę kontrolną,
• zawiera dwa kody QR,
• jeden prowadzi bezpośrednio do dokumentu w KSeF.

Zmiana choćby jednego znaku:

• zmienia sumę kontrolną,
• rozjeżdża kody QR,
• powoduje, że dokument u kontrahenta nie zgadza się z tym w KSeF.

To jak bilet z hologramem — albo jest oryginałem, albo zaczynają się pytania.

Bożenka z AI: „Offline nie znaczy roboczo. To nadal dokument księgowy”.

KSeF – najważniejsze informacje w skrócie

• KSeF nie jest programem do faktur, tylko systemem MF
• Faktury B2B trafiają do KSeF obowiązkowo
• Faktury B2C można wysyłać do KSeF dobrowolnie
• Konsument nie musi, a nawet nie może logować się do KSeF
• Kar za błędy nie będzie do końca 2026 r.
• Odbieranie faktur w KSeF obowiązuje od lutego 2026 r.
• Faktur offline nie wolno zmieniać po wystawieniu

KSeF i tak się pojawi. Różnica polega na tym, czy potraktujesz go jak instrukcję obsługi, czy jak ulotkę czytaną dopiero po awarii.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i edukacyjny. Nie jest poradą księgową ani podatkową i nie zastępuje konsultacji z księgową, doradcą podatkowym ani innym człowiekiem, który naprawdę zna Twoje liczby.