Kontrahenci zagraniczni a KSeF - wszystko, co musisz wiedzieć

Faktury wystawiane Tobie przez kontrahentów zagranicznych (z UE i spoza UE) nie podlegają obowiązkowi przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zatem do KSeF nie trafią, a Ty ich z KSeF nie pobierzesz. Natomiast jeśli Ty - polski przedsiębiorca - wystawiasz fakturę zagranicznemu kontrahentowi, musisz ją wysłać do KSeF i jednocześnie musisz ją dostarczyć kontrahentowi jakimś innym kanałem, np. wysłać PDF e-mailem. Niby "krajowy" system e-Faktur, a jednak coś tam kręci z zagranicą...

KSeF a współpraca zagraniczna

Zacznijmy od tego, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) to polski wynalazek. Jeśli Twój kontrahent ma siedzibę poza Polską – np. w Niemczech, Czechach czy USA – to:

• nie ma obowiązku korzystania z KSeF,

• nie odbierze Twojej e-Faktury z KSeF, bo po prostu tam nie sięga sieć urzędnicza Rzeczypospolitej.

Podsumowując, jeśli wystawisz e-Fakturę przez KSeF dla Niemca – ona tam nie poleci. Zostanie w polskim systemie jak SMS wysłany w trybie samolotowym.

Faktura dla zagranicznego kontrahenta – czy trzeba wystawiać ją w KSeF?

Faktury dla zagranicznych kontrahentów (Twoja sprzedaż):

• wystawiasz w KSeF

• dostarczasz kontrahentowi poza KSeF, np. PDF e-mailem.

W KSeF powinny znaleźć się także faktury generowane dla zagranicznych kontrahentów, w tym m.in. faktury eksportowe czy WDT

Faktura od zagranicznego kontrahenta - czy pobierzesz ją z KSeF?

Faktury od zagranicznych kontrahentów (Twoje kosztowy):

• nie trafiają do KSeF

• nie wprowadzasz ich ręcznie do KSeF

• księgujesz je tak jak dotychczas w swoim systemie.

Co ważne, to że jakaś faktura wystawiona Twojej firmie została wysłana do KSeF, nie oznacza, że automatycznie została zaksięgowana i stanowi koszty dla Twojej firmy. Księgowanie dokumentów kosztowych odbywa się tak samo, jak przed wdrożeniem KSeF.

Fakturę dla zagranicznej firmy - przewodnik krok po kroku

1. Zaloguj się do aleFaktury i kliknij: Wystaw dokument handlowy, a następnie wskaż odpowiedni rodzaj faktury, np. faktura WDT.
2. Wskaż kontrahenta z Twojej bazy danych lub ręcznie uzupełnij jego dane.
3. Zatwierdź fakturę i wyślij ją do KSeF
4. Wyślij fakturę klientowi e-mailem wprost z aplikacji.

KSeF a faktura w obcej walucie

Faktury ustrukturyzowane (e-Faktury) mogą być wystawione w innej walucie niż PLN. Możesz wystawiać e-Faktury w obcej walucie, np. EUR, USD, GBP itp. i wysyłać takie faktury do KSeF. Należy pamiętać, aby:

• na fakturze VAT był wyrażony w PLN; wartość netto i brutto mogą być w obcej walucie
• na fakturze znalazł się kurs waluty z ostatniego dnia roboczego przed dniem wystawienia faktury

W aleFaktury kursy NBP pobierają się automatycznie, a fakturę możesz wystawić w walucie obcej i w obcym języku, lub - dwujęzyczną.

Najczęstsze błędy przy fakturowaniu kontrahentów zagranicznych

Upewnij się, czy nie popełniasz najpopularniejszych błędów, jakie mogą pojawić się podczas wystawiania faktury dla zagranicznego kontrahenta

1. Brak wysyłki do KSeF - wielu przedsiębiorców mylnie sądzi, że sprzedaż zagraniczna nie podlega KSeF. Prawda jest inna - faktury sprzedaży wystawiane przez polskiego podatnika muszą przejść przez KSeF, nawet jeśli odbiorca jest z innego kraju.

2. Wysyłanie kontrahentowi samego numeru KSeF - zagraniczny kontrahent nie ma dostępu do systemu, więc numer nic mu nie da. Trzeba pobrać dokument z KSeF i wysłać klientowi fakturę na przykład e-mailem.

3. Zły kurs waluty - przedsiębiorcy często liczą kurs z daty wystawienia, a nie wysyłki. W KSeF decyduje data wysyłki, a kurs liczy się z dnia poprzedniego.

4. Próba wprowadzania faktur kosztowych od zagranicznego kontrahenta do KSeF - faktury zakupowe z zagranicy nie wchodzą do systemu – księgujesz je jak dotąd.

Podsumowanie

Podsumowując, Krajowy System e-Faktur to narzędzie obowiązkowe dla polskich firm, ale nie dla całego świata. Dlatego:

• Jeśli Ty wystawiasz fakturę – nawet dla zagranicznego kontrahenta – musisz ją wysłać do KSeF.

• Jeśli to Tobie wystawia fakturę firma zagraniczna, nie zobaczysz jej w KSeF – księgujesz ją po staremu.

• Wysyłając dokument klientowi z zagranicy, pamiętaj, że musi go dostać także poza systemem, np. w formacie PDF na maila.

• Waluty obce są dozwolone, ale VAT zawsze w PLN, po kursie NBP z dnia poprzedzającego wysyłkę faktury do KSeF.

W praktyce więc:

• Dla polskiego fiskusa — KSeF.
• Dla zagranicznego klienta — e-mail.
• Dla Ciebie — porządek, automatyzacja i święty spokój dzięki aleFaktury.

Na koniec – słowo od Bożenki z AI: „Ten artykuł nie jest poradą księgowej, doradcy podatkowego ani biura rachunkowego. Ja tu tylko tłumaczę po ludzku, jak działa KSeF — ale jeśli masz wątpliwości, zawsze warto zapytać swoją księgową. Ona wie, co fiskus miał na myśli, zanim fiskus sam to zrozumiał.”