Obsługa poczty e-mail w aleFaktury

Obsługa poczty e-mail w aleFaktury to znacznie więcej niż samo wysyłanie faktur prosto z programu. Dzięki wsparciu sztucznej inteligencji w osobie Asystenta AI Twoje wiadomości do kontrahentów zawsze będą profesjonalne i dopracowane. Asystent AI nie tylko pomoże Ci przygotować treść maili, lecz także przetłumaczy otrzymane wiadomości na język polski. Zarządzanie pocztą e-mail jeszcze nigdy nie było tak proste.

Jak włączyć obsługę poczty e-mail w aleFaktury?

Chcesz wysyłać faktury i/lub oferty wprost z programu aleFaktury i jednocześnie nie chcesz konfigurować skrzynki pocztowej? W porządku! Jeśli nie skonfigurujesz własnej skrzynki pocztowej, Twoje faktury będą wysyłane wprost z aplikacji z adresu utworzonego przez nas automatycznie.

Chciałbyś, aby klient mógł odpowiedzieć na wysłany mu e-mail z dokumentem handlowym? Wciąż nie musisz konfigurować własnej skrzynki pocztowej w aplikacji! Wystarczy, że wskażesz adres zwrotny dla wszystkich wysłanych wiadomości e-mail. Możesz to zrobić w okienku powitalnym, które wyświetla się podczas pierwszego uruchomienia aplikacji do momentu aż zamkniesz je przyciskiem: "Zatwierdź".

Odpowiedni adres e-mail możesz wprowadzić także z poziomu Menu użytkownika (Twoje imię i nazwisko) -> Ustawienia -> Opcje -> sekcja: Ogólne -> Adres e-mail

Jak skonfigurować skrzynkę e-mail w aleFaktury?

• Z Menu użytkownika (Twoje imię i nazwisko) wybierz: Ustawienia → sekcja: Moduły → Skrzynki pocztowe.

• Kliknij: Dodaj skrzynkę.

• Uzupełnij podstawowe informacje o swojej skrzynce e-mail i skonfiguruj serwer SMTP oraz IMAP (adres + port).

• Możesz dodać stopkę, skonfigurować foldery oraz dodatkowe opcje odbioru poczty.

Jeśli korzystasz z aplikacji w trybie wielostanowiskowym, pamiętaj: konfiguracja powinna być wykonana przez Administratora – jego ustawienia będą obowiązywały wszystkich użytkowników.

Indywidualne ustawienia poczty e-mail

Każdy użytkownik może mieć własną konfigurację poczty e-mail. To szczególnie istotne w firmach, gdzie z aplikacji korzysta kilka osób.

Aby ustawić pocztę indywidualnie:

• Wejdź w Ustawienia → Konfiguracja użytkownika → Poczta e-mail.

• Wybierz np. sposób wyświetlania wiadomości, wygląd okna redagowania, własną stopkę.

• Kliknij: Zapisz.

Skrzynka odbiorcza – pełna kontrola nad wiadomościami

Jeśli kontrahent, który do Ciebie pisze, jest już w Twojej bazie danych – wiadomość automatycznie się z nim powiąże.

Z poziomu podglądu maila od razu zobaczysz dane kontrahenta: nazwę firmy, NIP, ocenę w formie gwiazdek, a nawet informację o ewentualnych zaległościach w płatnościach!

Śledzenie czasu bez odpowiedzi

W kolumnie Czas bez odpowiedzi sprawdzisz, jak długo kontrahent czeka na Twój odzew.

Etykiety wiadomości

Dla lepszej organizacji możesz nadawać wiadomościom etykiety, np.:

• „Do zrobienia”

• „Na później”

• „Ważne”

• „Osobista”

• „Odpisywana”.

Opiekun wiadomości

W firmach z większym zespołem możesz przypisać opiekuna do konkretnego maila – łatwiej rozdzielisz zadania.

Skrzynka nadawcza – wysyłaj e-maile prosto z aleFaktury

Możesz wysłać maila na kilka sposobów:

• Z widoku głównego aplikacji – klikając w ikonkę strzałki.

• Z poziomu kontrahenta (np. klikając w jego adres e-mail).

• Bezpośrednio w module Poczta e-mail → Przychodzące → Napisz.

aleFaktury to nie tylko narzędzie do obsługi sprzedaży (generowania dokumentów handlowych) czy pełnej gospodarki magazynowej, lecz także - dzięki obsłudze poczty e-mail - może być kompleksowym narzędziem do pracy z klientem. Decydując się na obsługę poczty e-mail wprost w aplikacji, nie musisz już dodatkowo korzystać z klienta pocztowego! Wszystkie niezbędne dane i narzędzia znajdziesz w jednej aplikacji.

Automatyczne e-maile

Dzięki regułom w aleFaktury możesz wysyłać klientom maile automatycznie, np. z linkiem do faktury. Jak to działa? Ty zmieniasz status faktury na „Zatwierdzony”, a system od razu pyta, czy wysłać dokument klientowi.

Jak ustawić reguły automatyczne w aleFaktury?

• Wejdź w menu Użytkownika -> Ustawienia → Firma → Reguły.

• Kliknij: Dodaj regułę.

• Ustal odpowiednie parametry reguły i przygotuj szablon wiadomości, jaką ma dostać klient. Dzięki możliwości używania znaczników, pewne dane system będzie podstawiał automatycznie, np. numer faktury, kwotę do zapłaty itp.

• Na koniec kliknij: Zapisz i zamknij.

Asystent AI a obsługa poczty e-mail - co umie Bożenka z AI?

Asystent AI w aleFaktury, ułatwi Ci codzienną pracę. W zakresie obsługi skrzynki e-mail, zajmie się takimi funkcjami, jak:

• Redakcja i korekta tekstów – Twoje maile będą zawsze poprawne i profesjonalne.

• Tłumaczenia – jednym kliknięciem przetłumaczysz wiadomość na angielski (lub z angielskiego na polski).

• W przypadku pracy wielostanowiskowej możesz nadawać pracownikom uprawnienia do wysyłania e-maili ze współdzielonych skrzynek pocztowych, a możesz ograniczyć je jedynie do przygotowywania wiadomości e-mail.

• Możesz planować e-maile do wysyłki na określoną porę.